19 marzo 2011 
Una de las múltiples ventajas que nos permiten los avances tecnológicos es que, por ejemplo, me puedo enterar a tiempo real de todo lo que está sucediendo en un evento sobre cocina europea en Bruselas desde la parada del autobús. Pero sería injusto achacarle toda la culpa de esto a las nuevas tecnologías y redes de comunicación, para que esto suceda, resulta fundamental la colaboración altruista de los usuarios, las ganas compartir conocimiento.
Si quieres que tu evento tenga cobertura en las Redes Sociales, basta con marcar unas pequeñas pautas y ponérselo fácil, tanto a los asistentes al evento como a los que lo seguirán online, y ya ellos se encargarán del resto. Como siempre, mis indicaciones son sólo una variable de las múltiples posibles que existen. Tú coge las que te interesen y las que no, dejalas en su sitio ;).
ESTABLECE UN HASHTAG…Y COMUNÍCALO
Será el vínculo de unión entre los que están siguiendo en directo el evento y los que están siguiéndolo desde Twitter. Tienes dos posibilidades según lo que busques: crear un hashtag que recoja el nombre de la edición del congreso, ponencia o reunión (#EBE10, #Conama10) o asociarle un hashtag que defina su temática y que ayude a posicionarlo en la red (#DesayunosEmpleo, #RRPPandTweets, #natured).
Igual de importante que crear un hashtag, es comunicárselo al público (off y on). Inclúyelo en todas las piezas gráficas del evento, termina siempre tus comunicaciones con un «síguelo en #loremipsum», que todos los ponentes lo comenten antes de iniciar sus charlas, etc. ¿Por qué es la única manera? Porque si desde la organización no se establece un «hashtag oficial», los asistentes pueden crear varios y será más difícil de seguir por los no asistentes. Además, nos permitirá poder llevar a cabo, con mayor éxito, un balance del seguimiento que tuvimos en redes sociales.
En definitiva, un hashtag es fundamental para establecer un puente entre los asistentes al evento y los que lo siguen desde la red, tirando las paredes de la sala desde dónde se realiza ese evento y convirtiéndolo en global.
SEGUIMIENTO DESDE LA ORGANIZACIÓN
Otro aspecto importante y que se debe planificar desde la organización del evento es cómo se va a cubrir y qué medios sociales vamos a utilizar. Como siempre, hay que tener claro dónde está el target de nuestro evento o de la charla que vayamos a cubrir. Lo más común es hacerlo en Twitter pero desde Facebook también es posible y nos permite segmentar mejor los debates.
Es recomendable crear, al menos, una cuenta oficial del evento que vaya informando sobre los horarios, ponentes, patrocinadores, sorpresas, etc…en definitiva, trasladar las labores organizativas también a la red. Será como el stand de información que hay en todo evento. Uno o más usuarios (si hay varias ponencias simultáneas) irán retransmitiendo, desde esta cuenta oficial, las charlas de los ponentes: citando las frases más destacadas, publicando fotos con distintos instantes de la charla y del aforo, retwitteando a los asistentes y no asistentes, en definitiva, compartiendo y generando contenido. El objetivo es trazar ese «puente» del que hablaba antes.
Uno de los objetivos que se marcan los organizadores de eventos, en materia de social media, es el de conseguir que su evento sea trending topic durante algún instante de la jornada. Esto es, que sea uno de los temas sobre los que más se twitee.
UN PUENTE CON DOS SENTIDOS
Tan importante es conseguir que todo lo que está pasando en el evento, trascienda a las redes sociales como que todo lo que se está comentando en twitter o facebook sobre el evento, llegue a los asistentes y ponentes. Por ese motivo, es fundamental, cerrar todas las ponencias con unos minutos para trasladar a los profesionales, algunas de las mejores preguntas lanzadas por los usuarios que están siguiendo la charla desde la red.
Es algo sencillo pero que repercute de manera muy positiva en la imagen del evento y de la organización del mismo.
TODAS LAS PRESENTACIONES EN VÍDEO Y EN SLIDESHARE
Es algo que cada vez es más común en todos los «saraos» pero es verdad que no ha sido fácil. Mucho ponentes son reticentes a compartir sus presentaciones por temor a que les copien pero es verdad que, hoy en día, las redes sociales han cambiado la forma de hacer las cosas y si no estás dispuesto a compartir, perderás tu tren. Es la era del intercambio de información.
Una buena fórmula es tener subidas las presentaciones de los ponentes en slideshare y publicar los enlaces, una vez terminada la charla. Los vídeos, cuanto antes. Hoy en día, no se tarda nada en editar un vídeo. Le ponemos una cabecera diseñada en especial para la edición del congreso que estemos celebrando y a subirlo al canal de Youtube (que por supuesto hemos creado) del evento.
Estos formatos acercan, aún más, a los no asistentes y evitan la posible frustración que puede generar seguir las charlas de los profesionales desde la red pero no poder verlos. Por supuesto, que si la tecnología y el presupuesto lo permite, lo ideal sería que se pudiese seguir la charla a tiempo real, en streaming. Pero esto, no todo el mundo se lo puede (o quiere) permitir.
MEDIR LA COBERTURA OBTENIDA EN LAS REDES SOCIALES
Si desde la organización hemos apostado fuerte por crear un evento 2.0, no podemos más que medir cual ha sido la repercusión y seguimiento que hemos obtenido: número de menciones (positivas y negativas), que charlas y ponentes han gustado más, ¿se han resuelto todas las dudas/quejas que se han generado en las redes sociales?, imágenes que han compartido los asistentes, etc…
Si los resultados han sido buenos, ¡publícalo! Comparte ese éxito con toda la gente que siguió el evento desde las redes y hazles partícipes del logro. Seguro que estarán encantados de saber que han puesto su granito de arena y estarán deseando que llegue ya la segunda edición para superarse.
Seguro que la repercusión que hemos logrado entre los no asistentes supondrá, el año que viene, un importante % de conversión en asistentes…¡¡y colaboradores!!. Todo suma, pero en el caso de la comunicación en medios sociales, si está bien hecho, multiplica.
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